Privacybeleid

Bedrijfsgegevens

De Van der Hoff ICT B.V., gevestigd te (5831 AT) Boxmeer aan de Raamstraat 4, vertegenwoordigd door Niels van der Hoff.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Van der Hoff ICT verwerkt persoonsgegevens van u, omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens aan ons verstrekt.  Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken. Dit is per dienst en klant verschillend.

• Adresgegevens
• Bedrijfsnaam
• Belgegevens
  • welk telefoonnummer heeft welk telefoonnummer opgeroepen, op welk tijdstip en voor hoelang
• Camerabeelden als u ons pand bezoekt
• Contactpersoon
• Debiteurennummer
• E-mailadres en naam bedrijf / medewerker / contactpersoon
• Favoriete e-mailprogramma
• Foto’s van klant (eigendom van klant)
• Gegevens contactformulier
• Gegevens van de hardware die in ons beheer is
• Gegevens nieuwe / gewijzigde dienst
• Informatie over verzonden nieuwsbrieven
• Inloggegevens afgenomen hardware en diensten
• IP-adres
• Mobiele nummer klant / contactpersoon / medewerker
• Software bestanden welke specifiek bij klant draait
• Telefoonnummer klant / contactpersoon / medewerker
• Verzonden en/of ontvangen e-mails van en naar klant

Bij sommige diensten wordt alle bedrijfsdata verwerkt. Voor al deze verwerkingen geldt dat wij deze niet uitvoeren zonder uw opdracht en zonder overleg. Het betreft de volgende diensten:

• het meekijken met Teamviewer. Hierbij houdt u de regie over wat er wel en niet wordt ingezien, omdat u de muis beheert;
• een VPN verbinding van uw organisatie naar ons. Dit gebeurt altijd in overleg.
• monitoring van de server. Hiervoor moet worden ingelogd op uw server en daarmee kunnen wij alle data inzien;
• Microsoft365 producten. Door via de admin omgeving in te loggen kunnen wij al uw bedrijfsdata zien die u via deze producten verwerkt.
• Veeam back-up. Alle data die wordt meegenomen in de back-up kunnen wij inzien.
• Online-Werkplek. Wanneer wij inloggen op uw account kunnen wij bij dezelfde gegevens als waar u bij kunt door in te loggen op deze online werkplek.

Van der Hoff ICT verwerkt geen bijzondere  persoonsgegevens en/of strafrechtelijke persoonsgegevens.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

De hierboven genoemde persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doelen:

• inschrijven nieuwe klant;
• verkoop van producten / diensten;
• actuele klant administratie;
• opbouwen klanthistorie;
• informeren van klant;
• uitvoeren financiële administratie;
• bewaken pand.

Van der Hoff ICT verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen: gerechtvaardigd-belang; toestemming, uitvoeren overeenkomst, wettelijke verplichting.

Bewaartermijn

Van der Hoff ICT zal de verzamelde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is, of wettelijk geregeld is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Hiervoor hanteren wij per doel de onderstaande bewaartermijnen:

• Klantgegevens worden bewaard zolang klant actief is.
• Bij opzegging van een dienst worden de klantgegevens zo spoedig mogelijk bij de leverancier verwijderd. Hoe snel dit is, is afhankelijk van de input van de leverancier.
• Het e-mailadres van inschrijving op de nieuwsbrief wordt bewaard zolang de klant is aangemeld.
• Foto’s van klant worden bewaard zolang de klant hiervoor toestemming geeft. Bij verzoek om deze te verwijderen worden deze zo spoedig mogelijk verwijderd.
• Telefoonnummers en eventueel de naam van een contactpersonen blijven 90 dagen in het logboek van de telefoon bewaard.
• Administratieve documenten worden zeven jaar bewaard

Voor de persoonsgegevens waarvoor wettelijke bewaartermijnen gelden houdt Van der Hoff ICT zich aan de wettelijke bewaartermijnen.

Delen met derden

Van der Hoff ICT verstrekt uw gegevens aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Mochten wij uw gegevens om andere redenen verstrekken aan derden, dan vragen wij u eerst om toestemming.  Voor zover relevant wordt met deze derden een verwerkersovereenkomst afgesloten, dan wel wordt geverifieerd of deze partij op de juiste wijze met de verwerking van de persoonsgegevens omgaat.

De beveiliging van persoonsgegevens

Van der Hoff ICT neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn conform de geldende beveiligingsnormen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen, te verwijderen en/of bezwaar te maken. Ook heeft u altijd de mogelijkheid om uw toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens in te trekken. Maak voor beide verzoeken een afspraak bij Van der Hoff ICT (Niels van der Hoff) of stuur een e-mail naar administratie@vanderhoffict.nl. Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt inzien, corrigeren of verwijderen daadwerkelijk van u zijn. Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien.

Nieuwsbrief en aanbiedingen

U kunt zich inschrijven voor onze nieuwsbrief. Zo blijft u op de hoogte van nieuw ontwikkelingen en kunnen wij u informeren bij belangrijke wijzigingen. Indien u geen nieuwsbrief wenst te ontvangen kunt u zich onder aan de nieuwsbrief afmelden of mailen naar administratie@vanderhoffict.nl

Wijzigingen

Van der Hoff ICT kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd.